Connaissez-vous la matrice d’EISENHOWER ?
D. Eisenhower, 34e président des États-Unis d’Amérique, aurait un jour déclaré :
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
Dwight David Eisenhower, surnommé « Ike » conçoit donc cette matrice très utile dans la gestion du temps et l’optimisation de son organisation.
La matrice d’Eisenhower est un outil d’analyse qui permet de classer les tâches à faire en fonction de leur
urgence ainsi que de leur importance.
Dans un monde où le temps est limité et le nombre de choses à faire est en augmentation, Il faut donc
faire des choix et prioriser.
Vous avez dit « Gestion des priorités » ?
Souvent la priorité sur donnée à « l’urgence » plutôt qu’à «l’importance»: cela donne le sentiment de travailler utilement mais malheureusement pas forcément intelligemment.
La matrice d’Eisenhower, est une méthode simple et efficiente, pour aider à sortir de la pression de « l’urgence ».
Mais vous devez commencer par tirer la ligne entre l’important et le non-important.
Pour y parvenir, vous devez établir vos propres règles en prenant en compte le schéma de fonctionnement de l’entreprise, des collègues/collaborateurs : clients etc…
L’erreur fatale en Management est de laisser chaque collaborateur créer sa propre ligne Eisenhower!
Si vous êtes un Manager, je vous conseille de mettre en place une règle Eisenhower commune à tous… Voilà l’objet d’un brief avec vos équipes sans doute urgent…et important !
Mais comment fonctionne la Matrice Eisenhower ?
Cette matrice est un tableau à double entrée :
- axe vertical : urgence des tâches
- axe horizontal : importance des tâches
LA MATRICE COMPREND DONC QUATRE ZONES :
A : activités importantes et urgentes
Tâches à exécuter immédiatement et soi-même.
Etant difficiles à traiter de par leur caractère urgent et impératif, il faut agir sans attendre… Pas de délégation possible, pas de délai… ACTION !
B : activités importantes mais peu urgentes
Tâches à exécuter immédiatement et soi-même.
Les tâches importantes et non urgentes doivent être toujours présentes à l’esprit et dans l’agenda… Elles doivent être planifiées et face à l’urgence du quotidien maintenues coûte que coûte.
C : activités urgentes mais peu importantes
Tâches à déléguer rapidement.
Les parasites du quotidien…notamment les mails ! Ne les traitez pas immédiatement. Déléguez au maximum ce qui est possible !
D : activités peu urgentes et peu importantes
Tâches inutiles à abandonner.
Le cas le plus simple : on agit soit en délégation soit en élimination… Elles sont néanmoins utiles à compiler car dans l’analyse globale de votre activité, vous pouvez en mesurer « le poids ».
Plus le poids de ces tâches est lourd, plus la valeur ajoutée de votre poste est faible…
Mais au fait : comment déterminez-vous l’URGENT et l’IMPORTANT ?
Si votre réponse est évasive sur l’axe « IMPORTANT », je vous conseille de vous poser une de ces 5 questions issues du livre Rework de Jason Fried and David Heinemeir Hansson, qui peuvent vous aider à déterminer si vous travaillez sur ce qui est important.
- Pourquoi faites-vous ceci ?
- Quel problème êtes-vous en train de résoudre ?
- Ajoutez-vous de la valeur ?
- Est-ce qu’il y a une façon plus simple d’y arriver ?
- Est-ce que ça vaut réellement l’effort ?
Lorsque l’on détermine l’importance d’une tâche, on le fait souvent selon une logique interne.
Il est bien sûr préférable que les critères soient communs à l’ensemble de l’équipe/ collaborateurs/entreprise ! Si votre réponse est évasive sur l’axe « URGENT », je vous conseille de suivre les conseils du livre «Gérer efficacement son temps et ses priorités» de Daniel Latrobe.
Il est possible que vous souffriez de l’un des 4 comportements qui nuisent à une gestion de temps efficace :
- Je me précipite dans l’action
- Je sous-évalue la durée des tâches
- Je dérive et reporte sans arrêt
- Je n’anticipe pas suffisamment à moyen et long terme…
Le vraie solution efficace vient d’une seule méthode infaillible = le Rétro planning !
Sujet d’un autre article, je résume en 2 mots : vous partez de la date d’échéance maxi et vous cadencez les actions à réaliser en revenant vers la date du jour : cela limite les ennuis !
50 ans après sa création, la matrice Eisenhower est toujours d’actualité… A tel point que des outils de type Trello viennent aujourd’hui aider à une meilleure gestion de ses priorités.
Au fait, en lisant cet article, vous venez de réaliser une action non urgente et non importante si vous ne changez rien à votre organisation…
Par contre, dans le cas contraire, vous avez réalisé une action non urgente mais importante.